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Anforderungen an ein QM-Wiki - Ein Überblick

Wikis eignen sich hervorragend für das Qualitätsmanagement und sind im Vergleich zu anderen spezialisierten Software-Systemen günstig in Anschaffung und Betrieb. Aber nicht jedes Wiki ist für das Qualitätsmanagement geeignet.

Struktur für die prozessorientierte Dokumentation

Eine zentrale Forderung an Qualitätsmanagement-Systeme ist die prozessorientierte Dokumentation. Hier sollte das Wiki helfen nicht nur Kern-, Führungs- und Unterstützung-Prozesse zu gliedern, sondern auch Abhängigkeiten abzubilden. In ihren Prozessen läuft schließlich alles zusammen! Verwendete Dokumente, relevante Normen und der Geltungsbereich müssen ebenso abgebildet werden wie Verantwortliche, beteiligte Rollen oder gar übergeordnete Prozesse.

Mit White-Board Wikis wie Mediawiki oder Confluence verhält es sich hier genauso wie mit MS Word - Sie müssen alles per Hand pflegen. Und dies im Normalfall nicht nur an einer Stelle, sondern überall wo eine Abhängigkeit besteht. Fehler sind hier durch die doppelte Pflege bereits vorprogrammiert und die Verwaltung wird zur reinen Handarbeit.

Ein Strukturiertes Wiki wie z.B. TWiki, XWiki oder Drupal Wiki hingegen kann diese Abhängigkeiten mit Hilfe von Zusatzinformationen abbilden und selbstständig auflösen. Dass ein Dokument in verschiedenen Prozessen verwendet wird, kann automatisch vom System ermittelt und angezeigt werden. Die Struktur sorgt so für Konsistenz und reduziert die Verwaltung auf das Notwendige. So wird QM auch in größeren Unternehmen handhabbar.

Unterstützungs-Funktionen vs. QM-Rahmenwerk

Ein Wiki muss darüber hinaus das Qualitätsmanagement mit konkreten Funktionen unterstützen. Zentral sind ein geregelter Freigabe-Workflow und eine unbedingte Revisionssicherheit. Zur Pflege des QM-Systems sollte das Wiki auch regelmäßige Reviews und eine Unterstützung für den Kontinuierlichen Verbesserungs Prozess (KVP) bieten.

Viele der in Frage kommenden Strukturierten Wikis (z.B. TWiki/Foswiki, XWiki) bieten solche Funktionen bereits in Form einzelner Erweiterungen. Diese müssen jedoch erst einmal zusammengestellt und mit einer entsprechenden Logik versehen werden.

Erst ein klares Konzept in Form eines QM-Rahmenwerks schafft den ersehnten Überblick und erleichtert die Verwaltung. Hier bietet zur Zeit nur Drupal Wiki eine geeignete Lösung in Form eines für QM optimierten Komplettpakets. Dies ist zudem noch erweiterbar um z.B. QM-Handbucherstellung, PDF-Ausdruck, Office-Integration oder Visio-Diagramme.


Beispiel Normenmanagement-Unterstützung (hier Drupal Wiki)

Fazit und Ausblick

Der Einsatz von Wikis im Qualitätsmanagement hat große Zukunft. Wikis bieten alle wichtigen Funkionen, und lassen sich nach Bedarf gezielt anpassen und erweitern. Aufgrund der für QM notwendigen Struktur sind Strukturierte Wikis die erste Wahl. Einen leichten Einstieg bietet hier Drupal Wiki, da es alle für das QM erforderlichen Funktionen und Strukturen mitbringt.

Wiki-Tipp: Komplettes Rahmenwerk für Qualitätsmanagement (Drupal Wiki //QM)