Technische Dokumentation online verwalten

Ein Weg zur Zeit- und Kostenersparnis

Die Crown Nahrungsmitteldosen Deutsch­land GmbH mit Hauptsitz in Seesen/Harz ist Deutschlands führender Hersteller von Lebensmittel­dosen. Das Unternehmen gehört zur ame­rikanischen Crown Inc., einem weltweit führenden Hersteller von Metallverpa­ckungen mit vier deutschen Produktions­stätten und insgesamt 500 Mitarbeitern. Download Referenz als PDF

"Die Aktualität von Wissen ist entscheidend" Unsere Produkt­spezi­fikationen spie­len bei der Herstel­lung eine zentrale Rol­le, da sie alle rele­vanten Para­meter bezüglich Be­schaffen­heit und Quali­tät beinhal­ten. Dieses Wissen aktuell zu halten ist entscheidend für den reibungs­losen Ab­lauf zwischen unserer Ent­wicklung und der Produk­tion. Hier ermöglicht uns das System eine schnelle und papier­lose Ver­waltung der Doku­menta­tion sowie eine einfache Streu­ung der In­formationen an alle relevante Stellen. Im besonderen Maße profi­tieren wir dabei von der Auto­mati­sierung des Änderungs-wesens durch die Kommentar­funktion. Benutzer können dadurch zeitnah auf Ver­änder­ungen hin­gewiesen werden, was sich positiv auf unsere Flexibili­tät auswirkt. Guido Klages, Leiter Produktentwicklung Crown Nahrungsmitteldosen GmbH

Aktuelle Produktspezifikationen ga­rantieren Qualität

Die vom Unternehmen gewohnt hohe Pro­duktqualität wird mit Hilfe einer ausgefeil­ten Dokumentation der Produktspezifika­tionen gesichert. Diese erstreckt sich über fünf Aktenordner und wurde bislang ma­nuell gepflegt. Änderungen mussten da­her als Kopien den einzelnen Bereichen zur Verfügung gestellt werden. Die Kopien wurden wiederum in Aktenordnern einge­pflegt, was einen erheblichen Aufwand verursachte.

Zentralisierung und Digi­talisierung der Datenbestände

Um diesen Aufwand zu reduzieren wurde KontextWork mit der Entwicklung einer in­tranetbasierten Lösung beauftragt. Pro­duktspezifikationen und QM-relevante Do­kumente sollten künftig zentral verwaltet und online zur Verfügung gestellt werden.

Dazu wurden zunächst gemeinsam mit dem Kunden die Funktionen für das ge­plante System festgelegt. Auch galt es den Dokumenten-Aufbau und die Art der Navigation zu definieren.

So wurde beispielsweise festgelegt, dass alle Dokumente um sogenannte Metada­ten wie z.B. Dokument-Nr., Name, Doku­mentgruppe ergänzt werden. Neben dem eigentlichen PDF-Dokument können zu­sätzlich beliebig viele Dateianhänge hin­zugefügt werden. Zur leichteren Orientierung werden Voransichten der PDF-Dokumente im Browser angezeigt, die dann zur näherer Betrachtung im Acrobat-Reader geöffnet werden können.

Relevante Informationen be­darfsgerecht zur Verfügung stellen

Bei der Konzeption wurde ein besonderes Augenmerk auf die bedarfsgerechte In­formationsversorgung der Benutzer ge­legt. Dazu steht den Mitarbeitern eine Funktion zum Abonnieren von für sie rele­vanten Dokumenten zur Verfügung. Änderungen an abonnierten Dokumenten werden für jeden Benutzer individuell her­vorgehoben. Zusätzlich bekommen die Benutzer eine Zusammenfassung der Änderungen im Dokumentbestand per Mail zugesandt.

Da nicht an jedem Arbeitsplatz ein PC zur Verfügung steht, sind Kopien der Doku­mente unumgänglich. Damit die Übersicht über vorhandene Kopien nicht verloren geht, können angefertigte Kopien im System verwaltet und mit einer Notiz hinterlegt werden. Bei Änderungen werden Benutzer automatisch auf veraltete Kopien hingewiesen und aufgefordert, diese zu aktualisieren.

Auf einer Portal-Seite werden dem Benutzer alle wichtigen Informationen übersichtlich präsentiert. Im dort in­tegrierten Newsforum können aktuelle Mitteilungen eingestellt werden, um Mit­arbeiter auf besondere Ereignisse hinzu­weisen.

Der vormals papierbasierte Publizierungsprozess wird nun online über das Portal abgewickelt.

Wissensaustausch und zentrale Zugriffskontrolle sorgen für die uneingeschränkte Sicherheit

Die über Benutzergruppen realisierte Rechteverwaltung steuert die Lese- und Schreib-Zugriffe auf einzelne Dokument­gruppen. Darüber hinaus lassen sich über Benutzergruppen einzelne Bereiche, als auch ganze Standorte voneinander trennen. Zusätzlich wird das Einpflegen von Dokumenten durch einen Plausibili­tätscheck unterstützt, indem ausschließ­lich Dokumentnummern mit vorher de­finierten Bezeichnungen eingestellt werden können.

Das System fügt sich dabei nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur ein, welche auf Windows 2003-Server, Internet In­formation Server (IIS) und einem unter­nehmensweiten Active Directory basiert. Benutzerkennungen und Passwörter können so aus dem zentralen Unter­nehmensregister entnommen werden, womit das System ein so genanntes "Sin­gle Sign-On" realisiert.

Flexibel ausbaufähig und wartungsarm

Umfangreiche Administrationsfunktionen sorgen für eine einfache Pflege der Doku­mente und Benutzerdaten. Eine flexible Struktur von Dokumentgruppen und -ty­pen hält das System zudem offen für Erweiterungen des Dokumentbestandes. Die davon unabhängige Navigation ermöglicht ein einfaches "Einhängen" be­stimmter Dokumentgruppen und erleich­tert auf diese Weise auch größere Um­strukturierungen im Bestand.

Die Verwendung eines Standard-Internet-Browser zur Bedieung vermeidet darüber hinaus zusätzliche Installationen auf den PC-Arbeitsplätzen und schafft eine einfa­che, kosten- und zeitsparende Struktur.

Die geschaffene IT-Plattform hat sich als tragende Säule des betrieblichen Wissensmanagements etabliert und ist mitt­lerweile fester Bestandteil der Unter­nehmenskommunikation.